在 NexSys 你可以三步完成：啟動（Initiate）申請案、更新（Update）修改內容、再用搜尋（Search）快速找到你已建立的文件。本文以實務操作角度，帶你從「機會出現在儀表板」到「送出修改」與「用條件搜尋文件」一步一步搞定，讓你不必在介面裡迷路。

我第一次替單位處理 NexSys 的 Grant Application 時，最大的挫折不是內容填寫，而是「找不到」和「改不了」。當時我明明已經點過啟動，但後續更新按鈕怎麼都灰掉；直到我才發現：申請案在流程圖的狀態必須位在Modifications in Progress，才允許你編輯。後來我也學會用My Opportunities與My Tasks分流去找文件：啟動前看機會，啟動後就去任務裡找。這篇就把我踩過的坑，直接整理成你可以照做的步驟。

什麼是 NexSys？為什麼申請案要先啟動才能更新與搜尋？

NexSys 是一個網頁式系統，用來以無紙化流程完成補助（grant）申請與相關會計/報支作業。你在 NexSys 做的每一份 Grant Application，會被系統放進不同的流程階段（process flow），因此「能不能更新」與「在哪裡找得到」通常取決於狀態。

以實務來說，申請案不會憑空出現。當管理的 Program Office（主管單位）把某個補助案（或報告）提供給你時，它會先出現在你的入口頁面上。你需要先對該機會做啟動（Initiate），系統才會建立你的文件版本，後續才有機會進入修改、驗證、提交等步驟。

因此你可以把 NexSys 的 Grant Application 視為「文件＋流程狀態」的組合。只要你掌握兩件事，操作就會順：

• 文件在哪個區塊（例如 My Opportunities 或 My Tasks）
• 流程圖目前位於哪個階段（例如是否在 Modifications in Progress）

啟動（Initiating）Grant Application：從儀表板找到機會並建立文件

啟動 Grant Application 的關鍵是：先在儀表板找到機會，點進去建立文件。當 Program Office 上架機會後，它會出現在你的儀表板，通常在My Opportunities區塊。你要做的是：在列表中找到該補助案名稱，並點擊其title／name。

例如我在教學與實際操作時常用的示例是CNP: Coordinated Application。你只要在「name column」看到標題，就直接點該名稱即可。此時系統會進入啟動程序，讓你決定是否要沿用上一年度的資料。

接著你會看到是否要copy data forward（沿用前一年度資料）。如果你想沿用上一年度的設定與填寫內容，選擇複製前一年度；如果你希望從零開始建立一份全新版本，就選擇Don’t Copy Forward。確認後點Proceed。

當你點下 Proceed 後，申請案會正式被建立，系統會帶你進入document overview（文件總覽）頁。這一頁通常會顯示整份申請案的流程圖（process flow），以及後續每個頁面/步驟的入口。你接下來的任務，就是依照要求逐頁完成。

完成並提交（Completing & Submitting）：用側邊導覽逐頁填寫、最後做驗證

完成申請案的做法是：用左側導覽逐頁開啟，依指示填欄位，記得每頁都要儲存。在文件總覽頁，你會看到整份申請案的頁面流程。每一個 grant application 可能都有不同的頁面集合，這取決於 Program Office 的要求。

你可以使用左側的side navigation panel在不同頁面間移動。這裡有個我自己也吃過的教訓：不要用瀏覽器的返回鍵（browser back arrow）在申請案內跳轉。比較穩定的方式是使用側邊導覽或頁面按鈕前進。

每個頁面上方通常會有instructions（操作說明）。你要做的是：讀完說明後，依指示把欄位填好。填完之後，請一定要點save再切到下一頁。不要只填完不儲存，否則後續驗證與提交可能會出現錯誤。

當你把所有頁面填完後，接著前往document validation（文件驗證）頁檢查錯誤。若系統提示你漏填某個頁面，就回到側邊導覽把缺漏補齊，再重新驗證與提交。

更新（Updating）Grant Application：確認流程階段、回覆 Notes、再送出修改

更新申請案前先確認流程狀態；只有在指定階段才允許你編輯。我在實務上最常提醒使用者：當你要更新時，先看流程圖目前是否位於Modifications in Progress。如果不在這個階段，系統通常不讓你修改，導致你以為「壞掉」但其實是流程限制。

更新時，尋找文件的入口通常也不同。當我以管理者身分登入後，會改去找My Tasks而不是再從My Opportunities找。因為你的申請案已經建立，後續就會以任務形式出現在你需要處理的清單中。

找到申請案後，點擊其名稱打開。在你進行更新時，務必特別注意notes tab（備註/通知分頁）。Program Office 可能會在這裡留下需要你調整的內容或要求。你如果要回覆，就在該 note 上按reply，完成後再點右下角的紙飛機圖示送出。

完成所有更新後，你需要把修改再送回 Program Office 重新審查。做法是回到Status options，選擇Submit Modifications。這會讓申請案進入「提交修改」的流程階段。你也可以在文件總覽頁或儀表板的status區查看最新狀態。

搜尋（Searching）Grant Application：用條件快速定位你已啟動的文件

搜尋的目標是：快速找到你已啟動的 Grant Application。當你需要回頭查看或繼續處理時，請到 NexSys 的Search分頁，接著選擇Applications。進入搜尋頁後，你可以用多種條件縮小範圍。

常見的搜尋條件包含document number（文件號）、name of the application（申請案名稱）、以及fiscal year（年度）。你不需要把每個條件都填滿；用你知道的關鍵資訊先縮小範圍，通常就能快速找到目標文件。

當你設定好條件後，點search。系統會列出符合的申請案清單。接著你只要點選你要的那一份申請案名稱即可開啟。

這個流程特別適合用在兩種情況：

• 你啟動後在任務清單裡找不到（可能是時間已過或狀態已變）
• 你同一年度有多個申請案，需要用文件號或名稱精準定位

我建議你用的「三段式」操作順序（Initiate → Update → Search）

最穩的順序是：先啟動建立文件，再更新送回審查，最後用搜尋快速找回。如果你常常同時處理多個補助案，這個順序能降低迷路與重複操作的機率。

你可以照著下面的節奏走：

• Initiate（啟動）：從 My Opportunities 找到機會 → 點名稱 → 選擇是否 Copy Forward → Proceed
• Update（更新）：到 My Tasks 找已建立的申請案 → 確認流程在 Modifications in Progress → 看 Notes → Submit Modifications
• Search（搜尋）：到 Search → Applications → 用文件號/名稱/年度條件 → 點目標申請案

另外，若你需要新增或指派不同權限的entity users到申請案，通常必須在啟動後由授權官員進行。你可以參考「Adding Entity Users to a Grant Application」的操作指引，確保團隊成員能在正確的權限下處理頁面與欄位。

重點整理：在 NexSys 完成啟動、更新與搜尋

在 NexSys，啟動是建立文件的起點，從 My Opportunities 點進機會並 Proceed 即可；更新則依流程狀態限制，需位於 Modifications in Progress 才能編輯，並特別處理 Notes後再用 Submit Modifications送回審查；搜尋則用 Search → Applications，搭配 document number／名稱／年度 快速定位你已啟動的申請案。

FAQ：NexSys 申請案啟動、更新與搜尋常見問題

🧭 我在 NexSys 找不到已啟動的申請案，該去哪裡找？

你應該改到 My Tasks 查看已建立的申請案。當申請案已被啟動建立後，它通常不再主要出現在 My Opportunities，而是以任務形式出現在你需要處理的清單中；你也可以使用 Search → Applications，用 document number、申請案名稱或 fiscal year 精準定位。

✏️ 為什麼我更新申請案時不能編輯？

因為申請案目前的流程階段不在 Modifications in Progress。在你進行更新前，先到文件總覽的流程圖確認狀態；若不在允許修改的階段，系統通常會限制編輯。確認到正確階段後，再依 Notes tab 的要求回覆並完成更新。

🔎 我要怎麼搜尋我已啟動的 Grant Application？

到 Search 分頁選 Applications，再填入你知道的條件並執行搜尋。你可以用 document number、application name 或 fiscal year 其中一項或多項；不必每個欄位都填滿。搜尋後點選目標申請案名稱即可開啟文件。

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